COORDONAREA – FUNCTIE A MANAGEMENTULUI

Dupa ce veti parcurge capitolul puteti sa :


–         intelegeti rolul si scopul coordonarii;

–         aflati necesitatea coordonarii;

–         cunoasteti principiile coordonarii;

–         stiti regulile principale ale coordonarii;

–         aflati principalele mijloace ale coordonarii.


I. NOTIUNE

In literatura de specialitate nu s-a reusit o definire unanim recunoscuta a notiunii de coordonare. Astfel, este acceptata  ca functie esentiala a managementului de literatura franceza ca si de majoritatea autorilor romani, in timp ce in literatura americana, germana, italiana este inlocuita cu termenul “incadrare” desi se fac dese referiri la coordonare ca fiind “esenta conducerii”.

Diversitatea opiniilor referitoare la definirea cuvantului “management”au facut ca si componentele acestuia,  sa fie denumite de unii autori functii iar de altii atribute. Nu ne propunem sa dezvoltam aceste teorii care au o valoare pur teoretica fara o relevanta practica in insusirea cunostintelor despre coordonare.

Trebuie insa retinut faptul ca incercarile de definire a acestui important segment al managementului, s-au cantonat intr-un grupaj de criterii[1] prin care amintim:

1. Coordonarea de ansamblu, directioneaza organismele din subordine in vederea executarii sarcinilor; mobilizeaza factorul uman din compunerea subsistemelor pentru realizarea  telurilor propuse; indruma in mod unitar toate activitatile proprii si le coreleaza cu cele ale sferelor inferioare; realizeaza unitatea de actiune, indispensabila indeplinirii activitatilor proprii.

2. Coordonarea dupa criteriul fortei umane, urmareste: totalitatea actiunilor de comanda; directionarea permanenta a activitatilor si factorilor ce infaptuiesc procesul de executie; corelarea eforturilor tuturor subsistemelor in mod egal; echilibrarea sarcinilor si unitatea de actiune.

3. Coordonarea ca activitate fundamentala se substituie in: proces de decelare a problemelor ce impun interventia factorilor de conducere; cunoasterea permanenta a modului in care functioneaza sistemul; crearea practicii necesare asigurarii conditiilor optime derularii activitatilor specifice.

Achiesam la definirea “coordonarii[2] ca fiind “ansamblul de actiuni prin care sunt puse de acord partile componente, structurile organizatorice cu subsistemele conduse, este pastrata starea de ordine a organizatiei si armonia interna fiind prevenite dereglarile in sistemele conduse”.

In sistemul politienesc, coordonarea are o importanta deosebita deoarece: asigura unitatea de comanda a subsistemelor indiferent de treapta ierarhica pe care se afla, in realizarea obiectivelor stabilite la nivel national ori zonal; mobilizeaza factorul uman propriu specializat in executarea misiunilor ce ii revin; evita dereglarea in subsistemele conduse, utilizeaza si  valorifica rational toate resursele aflate la dispozitie.

II. LOCUL, SCOPUL, ROLUL SI NECESITATEA COORDONARII

1. Locul coordonarii

In management, locul[3] ocupat de coordonare este intre conceptie si executie, cu alte cuvinte, dupa adoptarea deciziei si mai ales in timpul aplicarii acesteia. In raport de situatie, coordonarea are loc ori de cate ori este nevoie, atat pe treptele superioare ale ierarhiei conducerii cat si la nivelurile inferioare acesteia.

In sistemul politiei coordonarea de catre organele superioare este impusa de diversitatea problematicii cu care se confrunta la nivelul tarii, lipsa acesteia afectand efectuarea activitatilor fundamentale. Evident ca in plan regional, zonal ori al unitatilor, coordonarea se impune pentru solutionarea problemelor complexe rezultate din dinamica situatiei operative, lipsa acesteia conducand indubitabil la nesincronizarea activitatii compartimentelor din structura.

Coordonarea se amplifica odata cu necesitatea participarii unor unitati din arme  ori compartimente diferite pentru solutionarea unor situatii inedite, folosirea fortei umane diferit specializata si a dotarilor specifice. Elocventa[4] este atributiunea Ministerului de Interne prevazuta la art. 17, lit.p din Legea nr. 40/1990, care este stipulata astfel: “coordoneaza activitatea unitatilor din subordine care participa la prevenirea, neutralizarea si lichidarea actelor elementelor teroriste si de diversiune pe teritoriul Romaniei”.

2. Scopul coordonarii

Din definirea termenului de “coordonare” rezulta ca scopul[5] acesteia il constitue coeziunea sistemului, echilibrul intre activitatile si compartimentele acestuia. Concret, coordonarea se poate considera ca un proces continuu, tehnic si organizatoric, orientat spre un tel dinainte stabilit, avand ca finalitate optimizarea pozitiva a rezultatelor. De exemplu, activitatea de stapanire a starii infractionale violente la nivel judetean incumba efectuarea unor activitati ca razii, actiuni, controale, supravegheri informativ-operative, verificari, pande etc. prin folosirea cadrelor cu atributiuni in domeniu de la formatiunile municipale, orasenesti si posturi comunale coordonate permanent de serviciile politiei criminale si ordine publica ca organisme specializate.

3. Rolul[6] coordonarii

Mentinerea, pastrarea si perfectionarea starii de ordonare a sistemului conducator si a celui condus precum si a tuturor relatiilor intre ele, constituie rolul coordonarii in procesul de management.

Coordonarea sincronizeaza activitatile ce se desfasoara in cadrul sistemului si subsistemelor, asigura pastrarea legaturilor intre ele, ritmicitatea necesara desfasurarii activitatilor si succesiunea lor in timp mentine interconectarea informationala si constituie mijlocul operativ de grupare a eforturilor in cadrul sistemului. Deceleaza si solutioneaza conflictele, contradictiile si deviantele ce apar in derularea activitatii.

4. Necesitatea coordonarii

Rezulta din: diversitatea activitatilor ce se desfasoara in cadrul sistemului si subsistemelor; integrarea obiectivelor partiale ale acestora in ansamblul celor impuse de perioada ce se parcurge; stabilirea prioritatilor si a modului de executare a atributiunilor; folosirea corespunzatoare a fondului uman, material, financiar, evitarea zonelor de risc etc. De asemenea[7] “managementul unitatii este nevoit sa reactioneze si la comportamentul personalului propriu ale caror reactii pot fi imprevizibile si ca atare presupun permanent actiuni de coordonare, de armonizare si adaptare”.

III. CERINTELE, EFICIENTA, REGULILE SI PRINCIPIILE COORDONARII

1. Cerintele[8] coordonarii

Infaptuirea in bune conditiuni a coordonarii, implica existenta unor cerinte care o conditioneaza, printre care armonizarea aspectelor structurale, functionale, obiective si subiective cu realitatea, promovarea efectiva a formelor si modalitatilor perfectionate ale muncii, stabilirea unor legaturi rationale si eficiente intre compartimente. De asemenea, coordonarea selectiva, de ansamblu, a problemelor prioritare, lasandu-le pe celelalte in sarcina treptelor inferioare, asigurarea desfasurarii procesului de realizare a deciziilor luate, climatul favorabil de munca, selecta, atenta si judicioasa pregatire profesionala a cadrelor sunt tot atatea cerinte in realizarea functiei de conducere.

2. Eficienta coordonarii

Este conditionata de crearea unei coeziuni a personalului, definita prin legaturile morale, intelectuale si de scop care unesc pe membrii unitatii.

Determinante in cresterea eficientei coordonarii sunt: timpul, motivarea si comunicarea.

a). – Timpul reprezinta perioada pe parcursul careia se realizeaza coordonarea.

In general aceasta se efectueaza pe intinderea de timp pe care are loc procesul de management, dar exista si situatii in care coordonarea efectiva se produce in conditiile aparitiei unor deviante ori a necesitatii  corelarii activitatilor comune subsistemelor conduse.

Interventia managerului in realizarea coordonarii se manifesta de regula in diferite etape ale conducerii activitatii, pentru asigurarea executarii determinante si corespunzatoare a deciziei precum si al antrenarii membrilor sistemului ce-l conduce.

In alte situatii coordonarea se realizeaza prin respectarea normelor ce reglementeaza activitatile in curs de derulare de catre tori participantii pe intreaga perioada de timp in care aceasta se desfasoara.

b). – Motivarea isi gaseste expresia in necesitatea asigurarii desfasurarii corespunzatoare a intregului proces de management.

In acest sens motivarea eficientei coordonarii este concretizata in obtinerea unor rezultate pozitiv etapizate, derularea ritmica a activitatilor planificate, asigurarea logisticii necesare executarii tuturor masurilor stabilite in procesul decizional etc.

Coordonarea efectuata fara a se avea in vedere eficienta acestei activitati se poate transforma intr-un proces marcat de suficienta si superficialitate, de formalism cu o finalitate incerta, creatoare de pagube, cu ramaneri in urma ori distorsionari ale intregului management.

Realizarea sarcinilor ce revin politiei in domeniul protectiei consumatorului, de exemplu, de catre un inspectorat de politie, nu ar avea efectele scontate in conditiile lipsei de motivare a eficientei coordonarii acestei activitati, determinata de unitatea de actiune, timp, loc, efective specializate ce trebuie asigurata de managerul unitatii. Exemplul, ilustreaza concluzia ca finalitatea coordonarii este conditionata de motivarea si realizarea eficienta a acestei componente a procesului de management care sa asigure infaptuirea intregului proces de activitati asa cum a fost preconizat cu prilejul diagnozei si prognozei.

c). – Comunicarea[9] este o componenta majora a functiei de conducere. Activitatile de comunicare ale managerilor constau in comunicari interpersonale. Fara comunicare manageri nu ar putea influenta subordonatii, sa realizeze in conditii performante sarcinile ce le revin. In acest sens, comunicarea este un element dinamizator al procesului de management, iar eficacitatea comunicarii depinde de sistemul de comunicatii proiectat, realizat, implementat si exploatat in cadrul organizatiei.

Comunicarea se defineste ca un proces prin care are loc schimbul de mesaje in vederea realizarii obiectivelor individuale si comune ale membrilor din sistem ori subsistem.

Necesitatea perfectionarii comunicarii este impusa de faptul ca functiile managementului nu pot fi operationale in lipsa comunicarii, aceasta fiind cruciala in pozitivarea rezultatelor ce constituie responsabilitatea fiecarui manager.

Procesul de comunicare consta in ansamblul operatiilor de transmitere si primire a simbolurilor cu intelesurile atasate lor.

Derularea acestui proces implica etape distincte a caror identificare si cunoastere este necesara.

Etapele comunicarii[10] sunt:

a. – Codificarea intelesului care consta in selectarea anumitor simboluri capabile sa exprime semnificatia unui mesaj. Cerintele  imaginilor, expresiile fetei sau ale corpului, semnalele ori gesturile se substituie in simboluri ale  comunicarii. Dar cerintele si gesturile pot fi intelese gresit, sensurile nefiind inerente acestora. Mesajul “negrul in cerul gurii” referitor la un om, nu semnifica culoarea ci rautatea, incapatanarea, agresiunea, dupa cum un “om de aur” nu inseamna ca este mulat din acest metal ci ca are calitati comportamentale deosebit de frumoase.

Limbajul ramane cea mai importanta forma de codificare.

b. – Transmiterea mesajului consta in deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor prin canalul vizual, auditiv, tactic sau electronic de comunicare. Modul de transmitere al mesajului este determinant, astfel incat el devine o parte a mesajului. Spre exemplu, cuvintele de felicitare pentru reusita profesionala adresate de sef unui subordonat capata o importanta speciala atunci cand sunt rostite in fata intregului grup, fata de aceleasi felicitari adresate intre patru ochi.

c. – Decodificarea si interpretarea se refera la descifrarea simbolurilor transmise si respectiv, explicarea sensului lor, proces ce se desfasoara cu prilejul receptarii mesajului.

Aceste procese care compun receptia sunt puternic influentate de experienta trecuta a receptorului, de asteptarile si abilitatile acestuia de a descifra si interpreta diferite simboluri. Prin intermediul lor se constata daca s-a produs sau nu comunicarea daca emitentul si receptorul au inteles in acelasi mod mesajul.

d. – Filtrarea consta in deformarea sensului unui mesaj datorata unor limite fiziologice sau psihologice. Filtrele fiziologice sunt determinate ca handicapuri totale sau partiale. De exemplu scaderea acuitatii vizuale ori auditive la cadrele in varsta limiteaza capacitatea de a percepe stimuli si deci de a intelege mesajul.

Filtrele psihologice se instaleaza ca urmare a unor experiente trecute ori a unor sensibilitati, predispozitii. Ele pot afecta perceptia si modul de interpretare a mesajelor, dandu-le o semnificatie total sau partial diferita fata de cea a emitentului. Exemplul de interpretare diferita este cel al mesajelor continute de acelasi discurs si receptat diferit de componentii auditorului.

e. – Feed – back-ul incheie procesul de comunicare. Prin intermediul sau, emitentul verifica in ce masura mesajul a fost inteles corect si a suferit filtrari.

Pentru manageri feed-back-ul comunicarii se poate produce in diferite moduri. De cele mai multe ori exista un feed-back direct si imediat prin care raspunsul receptorului este verificat in cadrul comunicarii fata in fata si prin diferite simboluri – cuvinte, gesturi, mimica fetei – se constata daca mesajul a fost receptat sau nu corect. Feed-back-ul indirect propagat si intarziat prin executarea necorespunzatoare a ordinelor si neindeplinirea atributiilor, poate indica dificultati vechi si profunde ale comunicarii, ignorate sistematic.

Schematic, procesul de comunicare este redat mai jos:

Receptor
Decodificare
Feed – back

3. Regulile coordonarii

Eficienta conducerii presupune aplicarea in practica a unor reguli ca: evitarea interpretarii diferite a competentelor diverselor compartimente; colectivele ori cadrele sa primeasca ordine si sa fie coordonate de un singur manager; compartimentele cu un specific similar sau complementar sa fie coordonate de acelasi cadru de conducere tinand seama de misiunea unitatii; capacitatea de cuprindere a problemelor de catre superiori pe linie ierarhica; coordonarea de catre manageri numai a compartimentelor al caror specific il cunosc mai bine, dandu-le posibilitatea sa orienteze cu competenta activitatea lor.

Managerilor din conducerea superioara a sistemului sa li se asigure o asemenea incarcare in coordonare, incat sa li se poata permite ca cea mai mare parte din fondul lor de timp sa-l foloseasca pentru probleme de conceptie, de perspectiva.

In domeniul coordonarii fondului uman sunt necesare: obtinerea coeziunii; realizarea unitatii de actiune; orientarea si instruirea cadrelor pentru efectuarea activitatilor ce conduc la infaptuirea atributiunilor crearea unui sistem informational oportun si util compartimentelor din organigrama; folosirea optima a mijloacelor existente in vederea indeplinirii obiectivelor stabilite, cu cat mai mici eforturi, cu minima cheltuiala de energie si mai ales prin procedee si mijloace simple insa eficiente.

Alte reguli ale coordonarii constau in solutionarea problemelor majore si mai putin a celor de amanunt, evitandu-se concentrarea birocratica a atributiunilor; realizarea anticipativa, previzionala a coordonarii, a ordinii, ce trebuie sa inceapa din fazele initiale, inainte de aparitia disfunctionalitatilor care sa impiedice valorificarea integrala a aptitudinilor; asigurarea continuitatii in procesul de coordonare, scop in care un loctiitor sau subordonat sa fie instruit sa indeplineasca aceasta sarcina.

Regulile prezentate mai sus nu sunt exhaustive si trebuie sa fie flexibile, adaptabile conditiilor concrete fiecarui sistem ori subsistem.

4. Principiile coordonarii

Realizarea si dezvoltarea coordonarii presupune respectarea anumitor principii a caror valoare a fost impusa de cunoasterea teoretica si practica.

Dintre acestea pot fi retinute[11]:

a. – Principiul prioritatii obiectivelor, care     presupune stabilirea unor obiective clare ce dau posibilitatea managerilor sa acorde toata atentia solutionarii problemelor sau actiunilor majore ce apar in diferite unitati de timp. La nivelul marilor unitati – inspectorat general, judetean – ori al unitatilor, se intocmesc, la inceputul anului, programe de activitati necesare solutionarii problematicii cu care se confrunta. Pe parcursul perioadei, datorita mutatiilor negative ce intervin in situatia operativa, se impune interventia directa si hotarata a managerului concretizata in coordonarea eforturilor compartimentelor din subordine pentru diminuarea ori inlaturarea cauzelor si conditiile ce le genereaza. Masurile vor fi graduale si se va avea in vederea prioritatea obiectivelor in raport de conditiile concrete cerute de realitate. In acest sens, trebuie ca fiecarui obiectiv sa i se precizeze performantele de atins in perioada planificata, indicatorii urmariti, mijloacele de control utilizate.

b. – Principiul unitatii de conducere si de actiune presupune o unitate totala intre gandire si actiune, in orice conditii si la toate nivelurile. Unitatea de gandire si actiune nu este incompatibila cu un schimb liber de pareri, in cadrul caruia pot sa apara si puncte de vedere deosebite, dar in contextul coordonarii, unitatea de conducere da posibilitate managerului sa cunoasca problemele sistemului condus, iar executantii sa primeasca dispozitii, indicatii etc. Elocvent, in acest sens sunt sedintele Consiliului Militar al Inspectoratului General al Politiei,  Consiliilor de Conducere al inspectoratelor si celelalte subunitati care au loc periodic ori sedintele saptamanale ale managerilor de pe diferite trepte ierarhice.

Teoretic si practic, acest principiu impune ca fiecare executant – individ, subunitate, unitate – sa aiba un singur manager si sa raspunda in fata acestuia. Nimic nu poate fi mai gresit si de natura sa creeze perturbatii, abuzuri, ambitii, rivalitati, conflicte decat subordonarea la mai multi manageri ale caror dispozitii sa fie discordante. Dualitatea are influente nefaste in toate cazurile si este o sursa permanenta de conflicte, uneori foarte grave, care solicita in mod deosebit atentia managerilor la toate nivelurile. Abaterile de la principiul unitatii de conducere si actiune afecteaza principiul autoritatii si responsabilitatii, compromite ideea de disciplina, tulbura ordinea si ameninta stabilitatea sistemului.

c. – Principiul exceptiei presupune ca pe parcursul coordonarii sa fie deosebite situatiile de exceptie de cele rutiniere. In aspectele diferite si vitale pentru dinamica unei unitati politienesti, care nu fac obiectul unei decizii de rutina, rezolvarea isi gaseste finalitatea in interventia managerilor aflati pe trepte ierarhice superioare. Conflictele de competenta teritoriale sau materiale, de exemplu, impun interventia organismelor superioare pentru aplanarea lor.

Atat din exemplu cat si din practica , rezulta ca in esenta se urmareste corectarea anomaliilor, depistarea si reglarea exceptiilor, o regula a unui bun management fiind  cea a concentrarii asupra abaterilor semnificative si clare fata de norme si performante.

d. – Principiul concordantei intre autoritate si responsabilitate are in vedere faptul ca autoritatea este inseparabil legata de unitatea de conducere, care nu poate fi realizata fara dreptul managerului de a dispune, in limitele legale, punandu-se in valoare principiile ierarhiei. Corectivul autoritatii este responsabilitatea, necesitatea asigurarii unei anumite ordini in care sa fie precis stabilite raspunderile. Executarea unei razii in care sunt implicate efective marite de la diferite formatiuni incumba raspunderea managerului in domeniile ce vizeaza locul si timpul actiuni, respectarea legalitatii de catre cadrele executante, solutionarea rapida a problemelor ce apar si nu in ultimul rand rezultatele obtinute.

e. – Principiile proportionalitatii sau continuitatii intereseaza in mod direct coordonarea.

Incarcarea diferita cu sarcini a unor compartimente ce au aceleasi atributii, creaza discrepante in obtinerea rezultatelor scontate, iar lipsa continuitatii conduce la sincope in desfasurarea procesului de management.

Enumerarea principiilor, nu este totala si se infaptuiesc in forme si modalitati diverse, cunoscute atat teoretic cat si practic.

Aplicarea lor trebuie efectuata cu discernamant in functie de conditiile specifice desi folosirea nu se poate realiza integral dar cunoscand interdependenta dintre ele este necesar sa se aprecieze corect avantajele ce decurg din acest proces.

IV. FORME, METODE SI MIJLOACE DE COORDONARE

1. Forme de realizare a coordonarii:

a) – coordonarea prin conceptie se realizeaza prin orientarea subsistemelor asupra modului de indeplinire a atributiunilor cele revin, sens in care se stabilesc cu precizie modalitatile de lucru, cooperarea si coordonarea in timp si spatiu a fiecarui sector pana la post inclusiv, eforturilor si atitudinilor tuturor fiind in asa fel indreptate, incat sa realizeze integral obiectivele fixate de manager. Prinderea unui urmarit general sau local, impune executarea concomitenta a unor activitati ca: investigatii, filaj, pande, verificari in teren si in evidente speciale etc. de compartimente diferite: politie criminala, ordine publica, informatica si evidenta operativa, evidenta populatiei, serviciul operativ etc. Desfasurarea unor asemenea activitati de catre fiecare compartiment la perioade indelungate de timp, fara o conceptie unitara concretizata intr-un plan de masuri aprobat de manager, ar face ca ele sa fie in mare parte inutile iar rezultatul aleatoriu.

b) – coordonarea centralizata efectuata de manager, rezolva deviantele ce apar in interiorul subsistemelor sau al activitatii cadrelor, prevenind aparitia disproportiilor sau/si contradictiilor. Actiuni initiate la nivelul unor directii din I.G.P. cu executarea lor de catre compartimentele corespondente de la inspectoratele judetene, pot suporta modalitati diferite de executare in raport cu specificul local, ceea ce impune coordonarea lor de catre managerul care le-a dispus.

Aceasta forma asigura o eficienta ridicata dar are si o serie de limite printre care:  ingradirea initiativei si responsabilitatii, producerea de intarzieri in rezolvarea unor probleme si impunerea de masuri fara o sificienta cunoastere a responsabilitatii etc.

c) – coordonarea dinamica este cea mai des utilizata presupunand evitarea monologului, clarificarea situatiilor si depasirea neconcordantelor. Scaderea numarului cauzelor penale cu urmarirea penala inceputa, mai veche de 3 luni, existente la un moment dat la un inspectorat, necesita coordonarea activitatilor de catre seful serviciului cercetari penale la toate formatiunile componente de la centru, municipii si organe orasenesti, prin analiza masurilor intreprinse pentru fiecare caz in parte si stabilirea altora, incadrate in termene si responsabilitati, care sa conduca la solutionarea lor intr-o unitate de timp prestabilita.

d) – coordonarea interna are ca scop armonizarea deciziilor managerilor apartinand unui sistem de subordonare. De pilda, Inspectoratul General al politiei coordoneaza activitatea in toate domeniile muncii de politie cu care este investita de lege, la toate subsistemele din structura, indiferent de gradul ierarhic ce-l au.

e) – coordonarea externa este forma de coordonare realizata de catre un sistem special constituit sau expres investit cu asemenea atributii subsistemele coordonate, situandu-se pe diferite trepte organizatorice si aflate in diferite moduri de subordine. De exemplu, activitatea de supraveghere a urmaririi penale desfasurate de organele de cercetare penala ale politiei, de catre procurorii parchetelor de pe langa Judecatorii, Tribunale si Curti de Apel sau atributiunea Politiei Romane[12] prevazuta la art. 15 lit. n din Legea nr. 26/1994 care stipuleaza urmatoarele: “coordoneaza si indruma in mod unitar, impreuna cu Departamentul pentru Administratie Publica Locala, activitatea de stare civila din Administratia Publica si asigura registrele si certificatele necesare pentrtu aceasta activitate”, exemplifica acest gen de coordonare.

f) – coordonarea bilaterala[13] se desfasoara intre manager si subordonat.

g) – coordonarea multilaterala[14] se realizeaza intre manager si mai multi subordonati sau toti subordonatii.

2. Metode de infaptuire a coordonarii

Printre metodele specifice de realizare a coordonarii, cele mai folosite sunt:

a) – metoda coordonarii planurilor de activitati care se foloseste la nivelul sistemului si subsistemelor, urmarind asigurarea armonioasa, corelarea si echilibrarea realizarii obiectivelor, a sarcinilor concrete cuprinse in plan.

b) – metoda de reglare inlatura perturbatiile prin modificarea mediului ambiant in care functioneaza sistemul, in sensul lichidarii sau reducerii influentei nedorite. Mutatiile intervenite in starea infractionala cu referire la gravitatea si frecventa comiterii unor infractiuni, au impus modificarea unor proceduri sau sanctiuni, deci a mediului unde se deruleaza procesul penal care sa conduca la diminuarea acesteia. In acest sens,  modificarea Codului penal prin inasprirea pedepsei pentru unele infractiuni comise prin violenta ori aplicarea procedurii flagrante in cazul faptelor de coruptie, este un exemplu care impune coordonarea activitatii politiei, parchetelor si justitiei in aplicarea prevederilor legale modificate.

c) – metoda prin bugete care asigura coordonarea bugetara a subsistemelor de catre managerii ordonatori de credite.

d) – metoda prin obiective ajuta la buna coordonare a activitatii sferelor ierarhice inferioare ori a colaboratorilor, in vederea realizarii obiectivului general al sistemului.

Executarea corecta a coordonarii vizeaza aplicarea metodelor de conducere prin delegare, a celor de planificare, statistico-matematice, dar mai ales cele bazate pe analiza si sinteza.

Dintre metodele frecvent folosite in coordonare mai sunt cele bazate pe cooperare, colaborare dar mai ales conducerea prin consultare, care pleaca de la ideea ca un manager nu poate fi specializat in toate domeniile de activitate ale sistemului.

Consultarea se poate realiza prin convorbiri individuale cu fiecare membru al organizatiei dar si cu mai multi in acelasi timp, intr-o forma denumita genetic sedinte.

Sedinta se defineste ca metoda de comunicare pentru rezolvarea unor sarcini cu caracter informational sau decizional prin reunirea pe timp scurt a unui grup coordonat de o persoana.

Intr-un alt context generat de modul de organizare, de conducere ori finalitate, sedinta poate fi denumita reuniune, adunare, consfatuire etc.

Potrivit scopurilor urmarite, teoretic, sedintele sunt:

a) – decizionale organizate in scopul adaptarii unor decizii de ordin tactic si strategic, unicat, in general decizii marcate de risc si incertitudine.

b) – de informare prin care se urmareste transmiterea sau colectarea de informatii. Se pot desfasura conform unui calendar prestabilit – bilanturi (anuale, trimestriale, lunare saptamanale etc.) dar si ad-hoc cand intervin situatii speciale – modificari subite ale starii infractionale, evaluarea rezultatelor obtinute in diferite domenii etc.

c) – de exploatare – destinate cercetarii implicatiilor unor decizii adoptate, ori situatii speciale previzibile in viitor, precum si inventarierii solutiilor posibile de rezolvare. Sunt caracteristice in cazul evaluarii partiale a unor rezultate obtinute in procesul unor activitatii ce se intand in timp si/sau spatiu.

d) – de armonizare care au ca obiectiv sincronizarea deciziilor si actiunilor componentilor sistemului si subsistemelor de pe diferite trepte ierarhice participanti la realizarea unor obiective comune.

e) – eterogene ce  combina  – obiectivele si mijloacele de actiune specifice tipurilor prezentate mai sus. Este modelul de sedinta cel mai des practicat.

3. Mijloace de coordonare

In scopul coordonarii si optimizarii activitatilor desfasurate in sistemul politienesc sunt elaborate acte normative diferentiate in raport de esaloanele de la care emana ori domeniile ce le normeaza, cu aplicabilitate obligatorie de catre toate subsistemele din sistemul condus.

De exemplu, Ordinul ministrului de interne nr. 760/1997 referitor la munca de personal asigura o coordonare unitara, reala si corecta a activitatii referitoare la selectarea si promovarea factorului uman ce lucreaza in toate armele componente ale ministerului, desfasurarea procesului de instruire, apreciere si evidenta personalului etc.

In acelasi context se inscriu elaborarea documentelor denumite instructiuni, norme, metodologii, proceduri etc.

In cadrul Inspectoratului General al Politiei s-au emis diverse dispozitiuni cu aplicabilitate in structurile din subordine care asigura coordonarea activitatilor ce se desfasoara de catre acestea. Elaborarea Dispozitiei IGP din luna decembrie 1999 referitoare la perfectionarea sistemului de indicatori statistici si a criteriilor de apreciere a eficientei actului politienesc confera domeniului respectiv coordonarea necesara a desfasurarii acestor activitati in acelasi mod, de catre toate subsistemele conduse din teritoriu pe domenii de activitate.

In unitatile si marile unitati politienesti teritoriale coordonarea activitatilor proprii acestora se realizeaza prin Ordine de Zi pe Unitate care creaza posibilitatea indeplinirii unitare si concomitent a unor masuri de interes local in functie de cum au fost preconizate.

Alte mijloace importante de coordonare a activitatii le constituie regulamentele de organizare si functionare a unitatilor si marilor unitati ca si organigramele acestora, asa cum se prevede in Legea nr. 40/1990 – privind organizarea si functionarea Ministerului de Interne.

In cadrul instrumentelor de coordonare pot fi enumerate: programele de masuri ale unor segmente importante din sistem, cu termene de rezolvare a sarcinilor in perioade mari de timp; planurile de munca cu finalitati periodice, de regula trimestriale; note si fise de sarcini ce se intocmesc de catre subsisteme de o mai mica importanta din cadrul sistemului condus etc.

In concluzie, coordonarea[15] ca segment al managementului impune corelarea si sincronizarea in timp a unor activitati diverse desfasurate de manager sau subordonati, sistem sau subsisteme.

Functia de conducere se exercita prin realizarea unui sistem informational real si eficient bazat pe o comunicare utila si operativa, perfectionarea stilului si metodelor de munca al managerului (managerilor), cresterea gradului de competenta si a constiintei profesionale a personalului, folosirea corecta a delegarii de autoritate.

C  U  P  R  I  N  S

COORDONAREA – FUNCTIE A MANAGEMENTULUI

I. NOTIUNE

II. LOCUL, SCOPUL, ROLUL SI NECESITATEA COORDO-

NARII

1. Locul coordonarii

2. Scopul coordonarii

3. Rolul coordonarii

4. Necesitatea coordonarii

III. CERINTELE, EFICIENTA, REGULILE SI PRINCIPIILE

COORDONARII

1. Cerintele coordonarii

2. Eficienta coordonarii

3. Regulile coordonarii

4. Principiile coordonarii

IV. FORME, METODE SI MIJLOACE DE COORDONARE

1. Forme de realizarea coordonarii

2. Metode de infaptuire a coordonarii

3. Mijloace de coordonare


[1] E. Mihuleac – Stiinta conducerii, coordonarea atribut al conducerii, Ed. Academiei RSR Bucuresti, 1987, pag. 26

[2] xxx – Controlul  in Ministerul de Interne, Ed. Min. de Int., 1997, pag. 19

[3] E. Mihuleac – Stiinta conducerii, coordonarea atribut al conducerii, Ed. Academiei RSR, 1987, pag. 30

[4] Monitorul Oficial al Romaniei nr. 146/18.12.1990.

[5] xxx – Controlul in Miniasterul de Interne, Ed. Min. de Int., 1997, pag. 93

[6] E. Mihuleac – Stiinta conducerii, coordonarea atribut al conducerii, Ed. Academiei RSR, Bucuresti, 1987, pag. 28.

[7] V. Cornescu, I. Mihailescu, S. Stanciu – Management, Ed. a III-a, Ed. Actami, Bucuresti, 1997, pag. 34

[8] E. Mihuleac – Stiinta conducerii, coordonarea atribut al conducerii, Ed. Academiei RSR, 1987, pag.81

[9] I. Stancioiu, Ghe. Militaru – Management – elemente fundamentale, Teora, 1998, pag. 385.

[10] T. Zorlentan, E. Burdus, G. Caprarescu – Managementul organizatiei, vol. II, Ed. Holding  Reporter, Bucuresti, 1996, pag. 178-180.

[11] E. Mihuleac – Stiinta conducerii, coordonarea atribut al conducerii, Ed. Academiei RSR, 1987, pag. 86-89

[12] Monitorul oficial al Romaniei nr. 123 din 18 mai 1994.

[13] V. Cornescu, I. Mihailescu, S. Stanciu – Management – teorie si practica, Ed. Actami, Bucuresti, 1994, pag. 32.

[14] Idem

[15] M. Dumitrescu – Introducere in management si managementul general, Ed. Eurounion Oradea, 1995, pag. 61.

Lasă un răspuns

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.