CONTROLUL – ATRIBUT AL PROCESULUI DE MANAGEMENT

Dupa ce veti parcurge acest capitol puteti sa :

–         cunoasteti notiunile principale legate de control ;

–         invatati principiile controlului ;

–         aflati atributele principale ale controlului ;

–         cunoasteti formele controlului ;

–         stiti modul de executare a controlului ;

I. NOTIUNE

In literatura de specialitate, functia de control este definita de unii autori[1] ca fiind “ansamblul activitatilor de evaluare a rezultatelor, de stabilire a abaterii acestora de la obiective si identificarea cauzelor care le genereaza, precum si de adoptarea de masuri care sa asigure eliminarea abaterilor mentinandu-se echilibrul dinamic al organizatiei”.

Alti autori[2] o definesc ca fiind “monotorizarea activitatilor cu scopul de a asigura ca ele sa se desfasoare in conformitate cu prevederile si de a corecta deviatiile negative de la prevederi”.

O a treia parere[3] defineste controlul ca fiind “procesul care consta in verificarea si masurarea realizarii calitative si cantitative a unor performante, sarcini sau lucrari, compararea acestora cu obiectivele planificate si indicarea masurilor de corelare ce se impun pe parcursul sau la sfarsitul unor actiuni”.

Opinam ca in structura politiei[4], controlul se defineste ca permanenta verificare a modului derularii activitatii componentelor sistemului, masurarea performantelor, identificarea si inlaturarea zonelor de risc in utilizarea resurselor, a deviantelor si contraperformantelor, indicarea masurilor de corectie si reglare ce se impune.

Din definitie rezulta extensia controlului de la actiuni de  constatare si implicit al corijarii disfunctionalitatilor, la prevenirea abaterilor. Controlul efectuat de manager, personal ori prin delegare, nu are numai un caracter de feed-back – orientare spre trecut – ci si de feed – forward – orientare spre viitor a managementului in raport de deciziile adoptate.

Schematic[5], functia de control in cadrul procesului de conducere, se prezinta astfel:

control

Intrari

PROCES

Iesiri
Analiza

Decizie                                                                           Decizie

feed-forward                                              feed-back

In sistemul Ministerului de Interne, activitatea de control este normata prin ordine si instructiuni ale ministrului pe domenii de activitate diverse: financiara, profesionala etc. Totodata, aceste acte normative stabilesc metodologia de pregatire si desfasurare a inspectiilor si controalelor; obiectivele si detaliat pentru fiecare, subobiectivele componente; evaluarea si aprecierea rezultatelor obtinute de sistem ori subsistem etc. In cadrul controalelor tematice, obiectivele si evaluarea suporta modificari in raport de cerintele ce le-au impus.

II. PRINCIPIILE SI ATRIBUTELE CONTROLULUI

1) Principiile functiei de control

Complexitatea acestei functii in procesul de management  pune in evidenta o serie de principii orientative in practica executarii controlului, printre care:

a) legalitatea controlului, ce impune ca activitatile specifice sa fie circumscrise exigentelor si cerintelor reiesite din actele normative care reglementeaza acest domeniu. In sistemul politiei, controlul se desfasoara in baza legilor de organizare si functionare a Ministerului de Interne si Politiei, a ordinului ministrului de interne privind organizarea inspectiilor si controalelor, al controlului financiar intern si altele ce au aplicabilitate in toate subsistemele din structura.

b) obiectivitatea controlului este unul din principiile de maxima importanta prin care sunt evaluate in mod corect si cat mai aproape de realitate rezultatele obtinute, decelate cauzele deviantelor si stabilite masurile necesare inlaturarii ori diminuarii efectelor lor.       Derularea controlului trebuie sa aiba loc in conditii de obiectivitate, corectitudine, echilibru in constatarea aspectelor pozitive si negative, stabilirea corecta si directa a responsabilitatilor in cazul neinplinirilor si echitabilitatii intre vinovatie si masurile sanctionatorii. In practica, in domeniul politienesc mai exista tendinta minimalizarii ori neluarii in considerare a eforturilor si rezultatelor pozitive obtinute, in favoarea generalizarii unor cazuri izolate, nereprezentative pentru sistemul controlat ori depistarea si exagerarea unor deviante minore ce nu au efecte deosebite in totalul activitatilor. Cazurile de acest gen, se constituie intr-un mod eronat de a evolua si regla procesul de management, producand distorsiuni cu implicatii negative imediate ori de lunga durata in interiorul sistemului sau  subsistemelor controlate.

Afirmatiile de mai sus, fac trimitere directa la profesionalismul si etica celui/celor care efectueaza controlul, dar mai ales a celor ce conduc aceasta activitate, indiferent de ingerintele, presiunile, motivarile ce pot aparea din partea unor factori superiori sau colaterali interesati in prezentarea distorsionata a realitatii.

c) eficacitatea controlului isi gaseste locul in oportunitatea si finalitatea acestuia, pentru desfasurarea corespunzatoare a procesului de management si al activitatii sistemelor ori subsistemelor supuse acestui proces.

Practic, acest principiu vizeaza:

– aportul controlului la desfasurarea in viitor a activitatii, avand la baza conditiile existente in momentul declansarii si derularii lui. Prin masurile intermediare, procesul de management politienesc este directionat, corijat, indrumat, orientat pentru  realizarea deciziilor stabilite initial, conform noilor cerinte ale situatiei operative ori acte normative nou aparute ce modifica unele domenii specifice muncii sau folosirea fondului uman la dispozitie etc.

– interventia controlului in micsorarea consecintelor ce decurg din abaterile de la programele decizionale.

– economicitatea controlului. Acest aspect are in vedere unitatea de timp si loc, componenta colectivelor de control daca este cazul, in asa mod incat cu eforturi minime sa se obtina rezultate maxime. Se are in vedere ca la controlul de fond al unui post de politie, de exemplu, colectivul sa fie compus din 2-3 cadre sau mai multe, in raport de tipul postului de politie, care sa aiba experienta suficienta si sa-si desfasoare activitatea intr-o zi sau doua, finalizand concluziile si masurile in maximum o saptamana. Altfel stau lucrurile in cazul controlului de fond al muncii unei politii municipale, unde colectivul trebuie format dintr-un numar mai mare de ofiteri, corespunzator compartimentelor supuse verificarilor caruia i se atribuie o unitate de timp mai mare, pe parcursul caruia sa fie executate obiectivele de control. Ramane la latitudinea managerului stabilirea componentilor colectivului, termenul de actiune, continutul planului de control, finalizarea acestuia, dar permanent trebuie avut in vedere ca intarzieri, discontinuitatii, lipsa de experienta in munca de control, diminuari ale obiectivelor, constituie tot atatea cauze de ineficacitate a activitatii, cu repercursiuni directe asupra procesului de management.

d)  desfasurarea controlului in zonele determinante, constituie principiul care reliefeaza necesitatea identificarii si verificarii punctelor importante din cadrul sistemului, determinante in realizarea activitatilor preconizate. De exemplu, marirea termenului de eliberare a cartilor de identitate, cresterea numarului restantierilor si a procentului de erori in intocmirea actelor interne de evidenta populatiei, impune un control al stilului de munca al sefului serviciului de profil, dupa cum curba ascendent periodica a faptelor comise cu violenta in strada, necesita controlul modului in care se realizeaza colaborarea intre formatiunile politiei criminala si ordine publica. Un alt exemplu: cresterea numarului schimbarilor de solutii la nivel national, cu precadere al scoaterilor de sub urmarirea simpla ori al achitarilor imputabile organelor de politie, ar necesita controlul procesului de indrumare efectuat de Directia Cercetari Penale in teritoriu, la formatiunile corespondente pe de o parte dar si a celor cu atributiuni de cercetare penala pe de alta parte.

e) adaptarea controlului la particularitatile unitatii controlate decurge din cerinta ca fiecare norma, exigenta si dimensionare  a colectivului de control sa fie prevazuta in functie de specificul sistemului ori a problematicii vizate. Ar fi ilogic ca acest proces sa fie efectuat de un colectiv format cu precadere, din ofiteri specializati pe linie de transporturi, spre exemplu,  si sa aiba ca obiect controlul de fond al unei unitati de invatamant din structura I.G.P. ori sa fie format din subofiteri care sa verifice activitatea unor organe de politie municipale sau orasenesti. O asemenea posibilitate, pe langa faptul ca ar incalca alte principii ale functiei controlului, ar avea un efect minor, apropiat de zero, cauzat de gradul de cunostinte reduse in domenii speciale al membrilor colectivelor de control ceea ce ar face inutil procesul de management. Intr-o alta ordine de idei, stabilirea obiectivelor unui control, variaza de la o unitate la alta, in raport de treapta ierarhica pe care se afla dar si de natura activitatii ce o desfasoara, de zona geografica in care se afla, de specificul judetului, numarul si profesionalizarea fondului  uman ce urmeaza a fi controlat etc.

f)  principiul stimularii are in vedere gradul de implicare a fondului uman implicat in executarea sarcinilor ce le revin, folosirea cu discernamant a celor doua parghii ale disciplinei, recompense si sanctiuni,  generalizarea experientei pozitive. Este  o realitate faptul ca interesul pentru solutionarea sarcinilor ce le revin componentilor unui sistem ori subsisteme este influentat direct de modul in care sunt stimulati moral, material, financiar etc. ori sunt luate masuri disciplinare impotriva celor cu deviante comportamentale ce afecteaza rezultatele ori deterioreaza atmosfera de munca.

Comportarea negativa a unor cadre de politie, desi singulare,  au un efect imediat si direct in relatiile interpersonale din cadrul compartimentelor de munca sau si mai grav, un impact grav in cele ale politiei cu comunitatea civila..

g)  principiul controlului preventiv are in vedere ca pe parcursul desfasurarii procesului de management ori activitatii sistemului si sistemelor sa fie prevenite erorile posibile in perspectiva.. Ilustrative sunt controalele efectuate asupra agentilor de ordine cu prilejul intrarii in posturi, care vizeaza modul cum sunt echipati in raport de anotimp si  dotati cu mijloacele regulamentare necesare executarii serviciului sau controlul stocului de mobilizare pentru prevenirea uzurii fizice a mijloacelor de transport, deprecierea munitiei, expirarea termenelor de garantie al alimentelor, conservelor, medicamentelor etc.

2.  Atributele functiei de control

Din analiza[6] scopului, continutului si principiilor care asigura calitatea si eficienta controlului, rezulta o serie de atribute pe care acesta le indeplineste:

a) – Atributul perfectiv de reliefare a modului in care sunt aplicate in practica legile tarii, celelalte acte normative ce reglementeaza activitatea;

b) – Atributul preventiv de inlaturare anticipata a abaterilor si situatiilor critice potentiale;

c) – Atributul recuperativ de inlaturare a deficientelor existente;

d) – Atributul apreciativ-stimulativ de atestare si confirmare a rezultatelor obtinute, de recompensare sau sanctionare;

e) – Atributul educativ de generalizare a rezultatelor pozitive si invatamintelor desprinse din activitatea de indeplinire a sarcinilor;

f) – Atributul informativ de furnizare a informatiilor cu caracter generalizator;

g) Atributul reglator de eliminare a factorilor perturbatori asupra deciziilor luate.

III. FORME, METODE SI PROCEDEE DE EXECUTAREA CONTROLULUI

1.  Formele controlului

a) – din punct de vedere al momentului sau perioadei in care se executa:

controlul preventiv se executa anterior desfasurarii unei activitati complexe de catre unul sau mai multe subsisteme, ce necesita o anume directionare a acesteia in vederea evitarii unor erori ulterioare ce pot aparea pe parcursul derularii lor. Eredicarea faptelor penale deosebit de grave comise de rackets-i in anii 1991 – 1995 a impus, initial, un control tematic la inspectoratele judetene de politie din Moldova, pe raza carora au avut loc, in vederea cunoasterii modurilor de operare, al numarului grupurilor infractoare, locurilor si momentelor in care au actionat, dotarii lor cu mijloace de transport, atac etc. Concluziile desprinse au facut obiectul unui amplu program de actiuni elaborat de Brigada de Combatere a Crimei Organizate din Inspectoratul General al Politiei, care, pus in aplicare a facut ca acest fenomen infractional sa fie anihilat.

controlul pe timpul desfasurarii procesului se executa in diferite etape ale realizarii obiectivelor incredintate. Imbinarea intr-un tot unitar a muncii de prevenire cu cea de constatare desfasurata  in mediul urban si rural in vederea scaderii numarului de evenimente rutiere cu urmari grave este un obiectiv prevazut in toate programele de masuri. Realizarea lui solicita si un control permanent al activitatii agentilor de circulatie, de ordine publica si de la posturile de politie comunale, pentru interventia si corijarea imediata a disfunctionalitatilor constatate in acest domeniu.

controlul final sau posterior se efectueaza la incheierea unei activitati sau proces, desfasurat de subsistemele din subordine. Aceasta forma de control are in vedere in principal, activitatea trecuta, desfasurata de respectivul sistem si mai putin pe cea prezenta si viitoare.

Elocvent este controlul post factum al folosirii mijloacelor financiare alocate investitiilor intr-o perioada de timp precis determinata de catre o unitate de politie al carei manager este ordonator de credite.

b) – din punct de vedere al esalonului care organizeaza si executa controlul:

controlul ierarhic superior este executat de managerul sistemului din care fac parte subsistemele conduse personal sau prin delegare si are ca scop aprecierea obiectiva a rezultatelor, competenta si capacitatea de indrumare ale managerilor controlati, creaza posibilitatea de a verifica justetea si eficienta deciziilor adoptate initial. In acest cadru se inscriu inspectiile sau controalele de fond initiate si efectuate de esaloanele superioare asupra activitatii celor inferioare.

controlul intern este realizat de managerul subsistemului si are ca principale avantaje, fata de controlul ierarhic, oportunitatea, rapiditatea in informare, promptitudinea, colaborarea mai stransa a organelor de executie. Prezinta insa si dezavantaje cum ar fi: acceptarea nejustificata a unor aspecte negative, obiectivitate redusa iar in alte situatii, o competenta scazuta. Au existat cazuri la unele unitati de politie in care indulgenta prelungita adoptata cu prilejul controalelor interne de catre unii inspectori sefi fata de manifestarile negative a unor sefi de politie municipale si orasenesti, a contribuit la scaderea randamentului cadrelor din acele organe in executarea sarcinilor de serviciu. Situatia respectiva a impus ca foruruile superioare sa ia masuri organizatorice la toate nivelurile acelor inspectorate, de notorietate fiind cele intamplate la Dolj sau Cluj in perioada anilor 1995-1997.

c) – din punct de vedere al volumului de munca:

controlul general vizeaza verificarea, analiza si indrumarea tuturor sau majoritatii obiectivelor unui sistem ori subsistem. In aceasta categorie se inscriu inspectiile si controalele de fond.

controlul tematic se cantoneaza in verificarea, analiza si indrumarea numai a unei activitati din cadrul sistemului, cum ar fi: cooperarea intre formatiuni in domeniul prevenirii infractiunilor, operativitatea solutionarii dosarelor penale, eficacitatea descoperirii autorilor in cauzele cu A.N. etc.

controlul partial se refera numai la un anumit subsistem ori o parte a acestuia din cadrul sistemului. De exemplu, controlul compartimentelor de ordine publica din mediul urban al unui inspectorat.

d) – din punct de vedere al continuitatii:

– controlul pe etape permite manifestarea capacitatii de previziune a managerului prin determinarea corecta a momentelor in care este necesara implicarea sa in activitatea sistemului ce-l conduce. Exemplificativ este controlul in diferite faze ale procesului de punctare si selectionare a unor candidati, pentru structura politiei, gradul de promovabilitate al acestora in sistemul de invatamant propriu si de absolvire a cursurilor respective.

controlul permanent reprezinta acea forma prin care managerul verifica, analizeaza si indruma cu regularitate intreaga activitate desfasurata in respectivul sistem. Are menirea de a face posibila cunoasterea in permanenta a realitatii, de a mentine o legatura stransa cu nivelurile de executie, asigurand interventia oportuna pentru inlaturarea la timp a neajunsurilor, dar mai ales perfectionarea continua a stilului si metodelor de munca. De regula, aceasta forma de control se executa de managerul  nemijlocit al subsistemului.

Controlul permanent se realizeaza si prin functionarea unui sistem de evidenta care sa permita cunoasterea reala a stadiului de indeplinire a obiectivelor. Acesta confera managerilor posibilitatea de a interveni in folosirea fondului uman si a celorlalte mijloace pentru remedierea neajunsurilor si cresterea eficientei activitatii. Practic se realizeaza o simbioza intre control si evidenta, primul reprezentand o functie a managementului ce foloseste in totalitate informatiilor furnizate de evidenta. Unanim cunoscut in acest domeniu este sistemul informatic si de evidenta operativa organizat in cadrul sistemului politienesc.

2. Metode de control

Fiecare forma de control evidentiata, se materializeaza in activitatea practica prin aplicarea unor metode specifice.

a) metoda prin control personal consta in interventia directa a managerului pentru a verifica, analiza si indruma activitatea sistemului ce-l conduce. Adoptarea acestei metode ofera posibilitatea managerului de a cunoaste concret, fara deformari, realitatea existenta si de a lua masuri imediate de remediere a deviantelor in cazul aparitiei lor.

b) metoda de control prin delegare consta in atribuirea de sarcini unui organ colectiv sau individual, pentru a verifica, analiza si indruma activitatea sistemului ori subsistemelor din structura. Aceasta metoda trebuie sa fie in concordanta directa cu forma de control, amploarea sistemului si activitatile controlate.

c) metoda prin raportare are in vedere raportarea de catre subsistemele din structura a modului in care au executat obiectivele stabilite de manager. Analiza si evaluarea datelor inserate in rapoarte, da posibilitatea managerilor de a cunoaste si interveni nemijlocit in inlaturarea deviantelor de la deciziile luate anterior ori neconforme cu cadrul legal. In practica, acestea se regasesc in raportarile periodice pe varii domenii si trepte ierarhice de la posturi de politie pana la nivelul Inspectoratului General al Politiei.

3. Procedee de control

Metodele de control se aplica prin diverse procedee si anume:

a) prin sisteme informatice, transmisiuni, mijloace autorizate, radio etc.;

b) prin testari;

c) prin studiul documentelor de organizare si planificare a muncii;

d) prin discutii cu cadrele controlate indiferent de gradul ori functia ce o ocupa.

4.  Precizari si explicatii

Prezentarea formelor, metodelor si procedeelor de control dar mai ales punerea lor in practica, necesita o serie de precizari si explicatii, dupa cum urmeaza:

a) intre, forme, metode si procedee se stabileste in mod normal, o relatie de integrare, in sensul ca in cadrul anumitor forme de control pot fi adoptate metodele evidentiate iar la randul lor metodele de control se aplica prin adoptarea uneia sau mai multor procedee de control.

b) exercitarea atributului de control si indrumare al subsistemelor se realizeaza pe baza imbinarii judiciare a formelor, metodelor si procedeelor de control.

c) eficientizarea activitatii de control depinde in mare masura de competenta managerilor in adoptarea formelor, metodelor si procedeelor de control adecvate, raportat la specificul unitatilor si subunitatilor controlate, cu situatiile si conditiile concrete care solicita interventia lor. De aceea, nu se poate stabili care anume forma, metoda sau procedeu de control confera eficienta maxima, fiecare dintre acestea, avand valente distincte.

d) inspectia[7] constituie principala activitate prin care managerul verifica modul in care inspectoratele generale, comandamentele de arma, directiile centrale, marile unitati, unitatile operative si de invatamant, inspectoratele si celelalte componente din structura ministerului actioneaza potrivit competentelor pentru asigurarea respectarii si aplicarii legilor, hotararilor Guvernului, regulamentelor militare, ordinelor, instructiunilor si dispozitiilor specifice fiecarei arme.

e) controlul[8] reprezinta mijlocul prin care managerii pe toate treptele ierarhice urmaresc si verifica modul in care esaloanele pe care le conduc si cele din subordine isi indeplinesc atributiile specifice stabilite prin regulamente de organizare si functionare, dispozitii, instructiuni, programe si planuri de masuri.

f) inspectiile si controalele se executa prin metoda delegarii unei comisii. Deoarece in unele situatii, managerul este presedintele comisiei, se realizeaza o imbinare a controlului personal cu cel prin delegare.

g) In cadrul Inspectoratului General al Politiei functioneaza o structura de control specializata in desfasurarea acestor activitati.

IV. FUNCTIA DE CONTROL CA ACTIVITATE

Activitatea de control se desfasoara pe faze sau etape dar in literatura de specialitate nu exista o unanimitate in ceea ce priveste etapele exercitarii controlului.

Intr-o prima abordare[9], acestea sunt:

1. organizarea:

a) stabilirea obiectivului (obiectivelor);

b) planificarea controlului.

2. pregatirea:

a) insusirea planului si a materialelor documentare;

b) pregatirea colaboratorilor in detaliu;

c) stabilirea informatiilor de furnizat;

d) verificarea pregatirii.

3. executarea controlului:

a) interpretarea critica a proceselor si fenomenelor;

b) transmiterea unor informatii, reglaj si corective,                                valorificarea rezultatelor.

4. exploatarea rezultatelor

a) urmarirea rezultatelor;

b) comunicarea constatarilor.

O alta abordare[10] identifica urmatoarele etape:

1. stabilirea obiectivelor controlului si planificarea lui;

2. determinarea nivelurilor de performante, respectiv a standardelor, normelor si nivelurilor care vor trebui sa fie masurabile;

3. conturarea cerintelor si proiectarea sistemului de control in concordanta cu acestea;

4. pregatirea personalului care urmeaza sa execute controlul respectiv;

5. determinarea informatiilor de plecare si a parametrilor limita si efectuarea operatiilor de verificare, masurare si analiza a abaterilor sub aspectul amplorii, naturii si urmarilor;

6. interpretarea critica a concluziilor desprinse cu privire la abaterile constatate;

7. stabilirea masurilor de reglaj sau de corectie si transmiterea lor sub forma de informatii sau actiuni;

8. evaluarea controlului si conturarea concluziilor generale ce urmeaza sa fie prezentate managerului.

Fara a minimaliza sau critica parerile teoretice expuse mai sus, opinam ca munca de control se desfasoara conform urmatoarelor faze:

1. Organizarea controlului ce cuprinde planificarea, organizarea si instruirea comisiei de control, daca nu este efectuat individual de manager.

a)  Planificarea controlului. In sistemul Politiei, controalele de rutina  se planifica si executa anual, in raport de unele criterii printre care: rezultatele obtinute de managerul si subsistemul ce urmeaza a fi controlat intr-o perioada de timp data, mutatiile produse in situatia operativa, stilul de munca al managerilor, timpul scurs de la ultimul control si altele. Controalele tematice si partiale se executa la ordinul managerului sistemului.

Realizarea efectiva a controlului are in vedere subsistemele ce inregistreaza ramaneri in munca raportat la deciziile adoptate anterior neimpliniri care sunt si determinante in functionarea corespunzatoare a sistemului.

b) Organizarea controlului. Este o parte a procesului deosebit  de importanta intrucat cuprinde etapizat activitatile ce se desfasoara atat de comisia de control cat si de subsistemele si cadrele controlate.

Se prevede data instruirii comisiei de control, perioada in care se desfasoara activitatea (data inceperii si a terminarii) formele, metodele, procedeele si mijloacele utilizate, subsistemele ce sunt supuse controlului, compunerea comisiei si a subcomisiilor, modul de centralizare a rezultatelor, data informarilor partiale si a celei finale.

c) Instruirea comisiei de control se face de manager mai inainte de deplasarea la sistemul ce urmeaza a fi controlat. In cadrul instruirii sunt accentuate obiectivele ce trebuiesc verificate, formele, metodele si mijloacele cele mai eficiente prin care se poate constata, in mod real si obiectiv locul pe care se afla unitatea comparativ cu normele ce-i reglementeaza activitatea, stilul si metodele de conducere ale managerilor ce urmeaza a fi controlati, cauzele obiective si subiective care favorizeaza inregistrarea unor aspecte pozitive si negative, gravitatea deviantelor ca aspect de generalitate ce au implicatii brutale in derularea corespunzatoare a masurilor prevazute, stabilirea corecta a responsabilitatilor, decelarea masurilor necesare inlaturarii disfunctionalitatilor si altele.

O conditie sine qua non a desfasurarii si finalitatii corespunzatoare a unui control, indiferent de natura lui, consta in obligativitatea pregatirii si insusirii, de catre componentii comisiei a prevederilor ultimelor acte normative, ordine si dispozitiuni interne, a celor rezultate din instrumentele de organizare, planificare si analiza a muncii ce guverneaza activitatile ce urmeaza a fi verificate, complementar cunostintelor generale ce le poseda. Cu prilejul instruirii se impune controlul modului in care membrii comisiei s-au pregatit teoretic si practic pentru demararea si efectuarea controlului.

2. Desfasurarea controlului cuprinde      anuntarea managerului ce conduce subsistemul intr-o perioada de timp rezonabila anterioara inceperii controlului cu activitatile care urmeaza a fi efectuate.

Cu exceptia controalelor inopinate este neindicat sa se foloseasca forma neanuntarii unui control de rutina intrucat este unanim cunoscut faptul ca multe din deviantele existente pot disparea in perspectiva unor verificari de catre factori superiori, ceea ce corespunde intrutotul scopului functiei de control. Este impotriva eticii si are un final cu reverberatii negative ce se intind in timp, efectuarea unor controale care urmaresc mai ales depistarea disfunctionalitatilor si stabilirea unor vinovatii, de multe ori iluzorii,  in detrimentul pastrarii unui echilibru cat mai perfect intre rezultatele pozitive si cele negative.

Controlul propriu-zis cuprinde interviuri cu cei verificati, studierea documentelor de organizare si planificare a muncii subsistemului, inclusiv a cadrelor, efectuarea unor teste ori alte activitati menite sa puna in valoare cunostintele, aptitudinile, experinta factorilor ce fac obiectul controlului. De asemenea, sunt retinute date si situatii ce conduc la decelarea cauzelor disfunctionalitatilor ca si elaborarea concluziilor desprinse din control.

Cresterea eficientei controlului este redata de corectitudinea, exigenta si competanta managerului ori a comisiei de control.

Definitoriu in efectuarea controlului este managerul care il efectueaza ori cei delagati pentru aceasta activitate, in sensul cunoasterii in totalitate a problematicii verificate, interventiei imediate in remedierea deviantelor rezultate, imprimarea unui caracter pragmatic atat colectivului cat si stilului de munca propriu, dar mai ales in manifestarea calitatilor profesionale, ce vizeaza competenta, exigenta, corectitudinea si obiectivitatea, pe care le poseda.

3. Evaluarea si aprecierea rezultatelor controlului se concretizeaza intr-un material scris denumit raport, referat, nota etc., iar in unele situatii sunt consemnate numai in registrul de control al sistemului (subsistemului) controlat.

De regula, materialul trebuie sa cuprinda capitole distincte privind aspectele pozitive constatate, cele negative, cauzele acestora, responsabilitatile si masurile necesare inlaturarii deviantelor. Este corect sa se pastreze o anume proportionalitate cantitativa intre capitolele enumerate mai sus si trebuiesc evitate generalizarile unor aspecte izolate, neconcludente la activitatea intregului sistem controlat.

De retinut ca finalitatea controlului este supusa unui proces subiectiv marcat de capacitatea intelectiva si experienta profesionala a membrilor comisiei de control dar mai ales a sefului acesteia. Minimalizarea ori ignorarea acestui proces afecteaza direct factorul obiectiv ce trebuie sa caracterizeze functia de control cu implicatii nedorite si imprevizibile in desfasurarea ulterioara a activitatii subsistemului.

In concluzie, controlul[11] ca parte a managementului, se constituie in urmarirea modului in care se realizeaza obiectivele stabilite in procesul decizional, avand ca finalitate evaluarea corespunzatoare a rezultatelor, decelarea cauzelor si conditiilor obiective si subiective favorizatoare de disfunctionalitate, stabilirea responsabilitatilor si masurilor necesare corijarii acestora.

C  U  P  R  I  N  S

CONTROLUL – ATRIBUT AL  PROCESUL DE

MANAGEMENT

I. NOTIUNE

II. PRINCIPIILE SI ATRIBUTELE CONTROLULUI

1. Principiile functiei de control

2. Atributele functiei de control

III. FORME, METODE SI PROCEDEE DE EXECUTARE A

CONTROLULUI

1. Formele controlului

2. Metode de control

3. Procedee de control

4. Precizari si explicatii

IV. FUNCTIA DE CONTROL CA ACTIVITATE

1. Organizarea controlului

2. Desfasurarea controlului

3. Evaluarea si aprecierea


[1] T. Zorlentean, E. Burdus, T. Caprarescu – Managementul organizatiei, Vol. II, Ed. Holding reporter, Bucuresti, 1996, pag. 327.

[2] Ion Stancioiu, Ghe. Militaru – Management – elemente fundamentale, Ed. Teora, Bucuresti, 1998, pag. 433.

[3] M. Dumitrescu, Introducere in management si management general, Ed. Eurounion, Oradea, 1995, pag. 58.

[4] xxx – Control in Ministerul de Interne, Ed. Min. de Int., 1997, pag. 19.

[5] V. Cornescu, I. Mihailescu, S. Stanciu – Management – teorie si practica, Ed. Actami, Bucuresti, 1994, pag. 39.

[6] xxx – Controlul in Ministerul de Interne, Ed. Min. de Int., 1997, pag. 99.

[7] xxx – Controlul in Ministerul de Interne, Ed. Min. de Int., pag. 118-121.

[8] xxx – Controlul in Ministerul de Interne, Ed. Min. de Intr., 1997, pag. 121.

[9] E. Mihuleac, Bazele managementului, Ed. Tempus, Bucuresti, 1994, pag. 115-116.

[10] I. Petrescu, E. Domokos, Management general, Ed. Hiperion XXI, Bucuresti, 1993, pag. 163-164.

[11] M. Dumitrescu – Introducere in management si managementul general, Ed. Eurounion, Oradea, 1995, pag. 62.

Lasă un răspuns

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.