GESTIONAREA TIMPULUI

  1. TIMPUL – RESURSA INDISPENSABILA PENTRU ORICE ACTIVITATE

Doriţi vreodată sa aveţi mai mult timp ca să puteţi realiza toate obligaţiile zilnice? Pentru noi toţi ziua de lucru pare insuficientă pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor care ne revin. Nu trebuie sa uităm însă că problema nu este lipsa timpului ci modul în care îl utilizăm.

Nu este utopic sa consideram ca putem munci, avand in acelasi timp o viata echilibrata. Trebuie sa avem intotdeauna in vedere ca viata este scurta si sa ne gandim la Seneca, care spunea ca nu este important de a face totul, ci de a face ceea ce este cel mai important.

Majoritatea lucratorilor se plang mai mult de stres si de lipsa de timp, decat de lipsa banilor sau a libertatii… De fapt, motivele proastei gestionari a timuplui sunt multiple, dar in principal sunt motive organizationale.

In fata acestei probleme care este gestionarea timpului, anumite persoane cedeaza, altele se organizeaza. In acest sector de activitate, care are particularitatile si mai ales, dificultatile sale, trebuie sa gasim cel mai bun dozaj intre viata personala si cea profesionala. De altfel, fiecare dintre noi are propriile sale aspiratii si proiecte de viata, cunoscute doar de el insusi.

Pe de alta parte, activitatea profesionala poate deveni atat de densa incat sa va faca sa pierdeti din vedere viata personala. In plus, puteti sa va disipati in sarcini care va fac sa pierdeti din vedere atributiile dumneavoastra principale.

«  Hotii de timp »

Un cercetator,  Alec Mackenzie, a stabilit, pe grupe foarte diverse, care sunt « hotii de timp » ai fiecarei categorii. Astfel, el a interogat succesiv 40 de colonei canadieni, 30 de rectori ai unor universitati americane, 25 de sefi de intreprinderi mexicane, agenti de asigurari, pastori negri americani si manageri germani si a constat ca toti se confruntau practic cu acelasi probleme.

In concluzie « banda de hoti » este constituita din urmatoarele elemente :

1)    Elemente externe :

  • apeluri telefonice neprevazute sau inutil de lungi ;
  • colegi sau colaboratori care intra pentru a va povesti problemele lor sau pur si simplu pentru a face conversatie;
  • sedinte prea dese, prea lungi si prost pregatite.

2)    Elemente interne :

  • prioritati si obiective confuze si schimbatoare ;
  • absenta planului de munca zilnic ;
  • lucrari neterminate, aflate intotdeauna « in curs de rezolvare » ;
  • lipsa unor termene limita autoimpuse ;
  • tendinta de a face totul, perfectionsimul;
  • dezordinea, un birou supraincarcat;
  • confuzia si dublarea responsabilitatilor;
  • delegarea insuficienta;
  • atentia excesiva la detalii;
  • rezistenta la schimbare;
  • obiective dispersate si prea numeroase;
  • incapacitatea de a spune “NU”;
  • lipsa de informare si comunicarea insuficienta (sau excesiva);
  • indecizia sau decizia prea rapida;
  • oboseala, lipsa de forma fizica.

«  Pietrele cele mari «

Iata aici demonstratia unui expert american in gestionarea timpului, asa cum poate fi citita pe internet.

In fata studentilor sai, el ia un butoi si il umple cu o duzina de pietre mari, pe care le aseza una cate una. “Butoiul este plin?” intreaba el. “Da” spune clasa. « Intra-adevar ? » El scoate apoi un saculet cu pietricele, pe care il goleste in butoi, unde ele isi gasesc locul. « Si acum, este plin ? » « Se pare ca nu », raspund studentii, deveniti prudenti. Profesorul ia atunci un recipient plin de nisip, scutura apoi butoiul pentru ca pietrele de diferite marimi sa se aseze mai bine si varsa nispiul in butoi. “Acum, este plin?” “NU” raspunde sala, plina de zel. Expertul ia atunci o sticla de apa, pe care o goleste, pana ce lichidul se revarsa din butoi. El se intoarce apoi spre clasa si intreaba “Care este scopul acestei demonstratii?” Un student ridica curajos mana si raspunde “Pentru a demonstra ca, chiar si atunci cand avem un program de lucru incarcat, exista intotdeauna posibilitatea de a face ceva in plus”. “Gresit” raspunde categoric profesorul “Am vrut pur si simplu sa va amintesc ca, daca nu asezati mai inai pietrele cele mari, dupa aceea nu veti mai reusi sa o faceti”.

Care sunt « pietrele cele mari » din viata dumneavoastra ? Ce va doriti cel mai mult ? O cariera stralucita ? O dezvoltare personala ? A crea o opera ? Sa va distrati mai mult ? Sa aflati care este scopul dumneavoastra pe aceasta lume ? Oricare ar fi acestea, alegerea va apartine si depinde doar de dumneavoastra sa le stabiliti prioritatea in timpul dumenavoastra.

LEGILE CARE FUNDAMENTEAZA O BUNA GESTIONARE A TIMPULUI:

a)    Legea  lui Parkinson

Activitatea se dilata (ca un gaz) in functie de timpul pe care i-l acordati.

b)    Legea lui Pareto

– 20 % din munca noastra produce 80 % din rezultatele noastre.

c)     Legea lui  Carlson

A realiza o sarcina « cap-coada » ia mai putin timp decat daca o imparti in mai multe etape.

a)    Legea lui Illich

Mai incolo de un anumit prag al volumului de munca, eficacitatea scade.

b)    Legea  60/40

Intr-o zi de munca trebuie sa iti programezi 60 % din timp si sa pastrezi 40 % pentru neprevazut.

PRINCIPIILE CARE FUNDAMENTEAZA O BUNA GESTIONARE A TIMPULUI:

a) A gandi, a reflecta, inainte de a actiona.

b) A nu lasa pe mai tarziu ceea ce poti face acum.

c) A stabili prioritatile in ordinea importantei lor si a respecta aceasta ordine

Activitatile programate le inlatura pe cele care nu sunt programate.

  1. ORGANIZAREA TIMPULUI – CONDITIE ESENTIALA A REUSITEI

La locul de munca, avem tendinta sa rezolvam cu prioritate :

a)    ceea ce ne place, inaintea a ceea ce ne displace ;

b)    ceea ce se rezolva repede, inaintea a ceea ce cere mai mult timp ;

c)     ceea ce este usor, inaintea a ceea ce este mai dificil ;

d)    ceea ce stapanim, inaintea a ceea ce nu stapanim prea bine ;

e)    ceea ce este urgent, inaintea a ceea ce este important ;

f)      ceea ce ni se cere, inaintea a ceea ce noi hotaram ;

g)    problemele, in ordinea in care ele apar, decat in ordinea importantei lor.

A gestiona timpul se invata

Timpul este un bun pretios care merita un minimum de investitii, iar aceste investitii se vor rasfrange apoi asupra dumneavoastra insiva, precum si asupra colaboratorilor.

Un bun management al timpului devine esenţial ca să devii un manager eficient. Unul din

aspectele pe care îl remarci când începi să-ţi utilizezi mai inteligent timpul este acela că poţi realiza mai multe din sarcinile importante şi în timp mai scurt decât de obicei.

Deci, ce este managementul timpului? Iată câteva elemente cheia ce ţin de managementul timpului:

–         managementul timpului este mai curând pro-activ decât reactiv;

–         un aspect esenţial al managementului timpului este acela că trebuie să înveţi să accepţi că stă efectiv în puterea ta să alegi ce şi când faci;

–         Primul pas spre un management eficient al timpului este identificarea unor obiective şi concentrarea asupra priorităţilor;

–         Invaţă să refuzi atunci când ai dobândit capacitatea de a menţine o performanţă de calitate.

Managementul timpului este un set de strategii care îi ajută pe oameni să opteze în mod conştient pentru un anume mod de organizare a timpului mai curând decat să reacţioneze orbeşte la cerinţele din exterior.” (Toffler, A., Socul viitorului,p.35 )

Din dicţionar  aflăm condiţii privind modul în care managerii îşi organizează propriul timp de care dispun ; un subiect favorit pentru listele de atribuţii. Iată un exemplu :

–         Planificaţi-vă fiecare zi în seara precedentă !

–         Alcătuieşte-ţi o listă de activităţi în ordinea priorităţilor şi ţine seama de timpul necesar fiecăreia !

–         Accentuează sarcinile cheie şi asigură-te că vor fi îndeplinite !

–         Nu-ţi aglomera ziua cu activităţi care mai pot aştepta !

–         Rezervă-ţi timp pentru tine însuţi sau pentru o eventuală  problemă neprevăzută !

–         Incearcă să reduci pe cât posibil întreruperile cauzate de apeluri telefonice, încadrându-le în timpul rezervat sarcinilor respective !

–         Coroborează problemele fiecărei zile cu cele ale întregii săptămâni , luni, amortizându-le cu scopul propus !

Aspectul esenţial al managementului timpului este că managerii trebuie să accepte că pot decide ce fac şi când fac. Managementul timpului este pro-activ mai curând decât reactiv, ceea ce înseamnă că strategiile de gestionare inteligentă a timpului trebuie planificate şi pregătite în prealabil.

Fiecare porneşte cu acceaşi cantitate de timp la dispoziţie –  diferenţa o constituie modul în care îl utilizăm.

Odată încheiată analiza activităţilor cotidiene, unul din lucrurile pe care trebuie să le facem este să organizăm timpul:

  1. organizarea spaţiului şi muncii astfel încât să satisfacă standardele de organizare. Fiecare trebuie să decidă ce i se potriveşte şi să găsească instrumentele  care să-l ajute să rămână organizat. David Allen  afirmă că “spaţiul de lucru trebuie să funcţioneze ca  o cabină de pilot… cu toate comenzile la îndemână, după cum este necesar, toate permiţând concentrarea maximă asupra muncii precum şi prelucrarea uşoară şi pe loc a tuturor formelor de input (de pe e-mail, corespondenţă, telefon şi din conversaţii pe viu). Organizarea muncii presupune înţelegerea necesităţilor umane şi  a factorilor care-i motivează pe oameni să lucreze bine. Creşterea randamentului şi a productivităţii se pot realiza prin:

–         varietatea sarcinilor – unde se desfasoară o activitate repetitivă, pentru a alunga monotonia şi plictiseala care duc la indiferentă şi stres;

–         autonomia – în determinarea metodelor şi mijloacelor de lucru;

–         responsabilitatea – poate merge până la deplina delegare în rezolvarea unor probleme;

–         provocarea – rezolvarea problemei duce la apariţia sentimentului de împlinire;

–         interacţiunea – contactul necesar, dar optional pentru ceilalţi;

–         semnificaţia sarcinii – identificarea sarcinii îndeplinite în cadrul contextului general;

–         feed-back-ul pozitiv primit măreşte încrederea în sine.

Pentru a determina oamenii şi pe noi înşine să lucrăm la întreaga capacitate trebuie să înţelegem cum le putem organiza munca astfel încât aceasta să le furnizeze oamenilor satisfacţia de care au nevoie.

  1. Lista cu lucruri de făcut: – este una din cele mai populare forme de păstrare a organizării şi de menţinere la curent cu sarcinile în curs. Permite stabilirea unor priorităţi. Ea trebuie utilizată ca ghid zilnic ca să ajute în realizarea obiectivelor.Ce este eficient în cazul unei persoane nu este eficient în cazul alteia. De aceea, se cere ca instrumentele de management al timpului să fie individualizate.

Refuzul: instrument folosit ori de câte ori este  posibil. Abilitatea de a spune “nu” este foarte utilă unui supervizor. Celor mai mulţi oameni le este greu să refuze. Supervizorii cred că dacă spun “da”unui angajat şi “nu”altuia, pot jigni sau supăra. Există şi momente când oamenii îşi asumă mai multe responsabilităţi decât ştiu că pot finaliza. Aceasta se datorează fricii de

  1. repercusiunile unui refuz. Dar, dacă accepţi şi pe urmă nu te poţi achita de sarcina respectivă, vei înşela aşteptările celuilalt.
  2. Rezolvarea situaţiilor obişnuite care vă distrag. După cum arată Marion E. Haynes în lucrarea sa “Stepping up as Supervizor”, cele mai obişnuite trei situaţii care distrag un supervizor sunt musafirii ocazionali, apelurile telefonice şi corespondenţa (corespondenţa sosită).

In concluzie, pentru a stapani problema gestionarii timpului, trebuie sa invatati sa va organizati. Pentru a face aceasta, trebuie mai intai de toate, sa va stabiliti prioritatile profesionale, familiale si sociale si sa le respectati intocmai.  Aceasta presupune sa aveti o vointa de fier, precum si sa va fixati limite nenegociabile.

TEME PENTRU AUTOEVALUARE:

  1. Timpul – una dintre resursele esentiale in desfasurarea activitatilor
  2. Metode si tehnici de gestionare a timpului

Lasă un răspuns

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.